چگونه نیروهای داوطلب سازمان خود را آموزش دهیم تا بهره‌وری بالاتری داشته باشند
داوطلبان در سازمان‌های غیرانتفاعی نقشی کلیدی ایفا می‌کنند، این افراد بدون داشتن انگیزه‌های مالی از خطوط جلوی سازمان تا پشت صحنه، ایفای نقش می‌کنند. افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های پرسنلی در هر سازمانی امری مطلوب و خوشایند است، در سازمان‌های غیرانتفاعی نیز مانند کسب و کارهای انتفاعی این امر بسیار مهم و ضروری است. داشتن هسته‌ای توانا و قابل قبول از نیروهای داوطلب نه تنها می‌تواند هزینه‌های سربار سازمان را کاهش دهد، بلکه می‌تواند تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت سازمان را نیز آسان‌تر کند.
داشتن داوطلبان توانا بدون برگزاری دوره‌های آموزشی تخصصی امکان پذیر نخواهد بود، سرمایه گذاری در حوزه آموزش شاید پر هزینه باشد اما در بلند مدت اثرات مثبت آن به سازمان باز می‌گردد. با مهارت‌هایی که داوطلبان در دوره‌های آموزشی کسب می‌کنند بهره‌وری آنها در کارهای روزمره بالا رفته و این موجب کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود. صرفه جویی در زمان اغلب به معنای صرفه جویی در منابع است، و این امر در سازمان‌های غیرانتفاعی بسیار ارزشمند است. در نتیجه، ارائه آموزش‌های تخصصی در جهت افزایش مهارت‌های داوطلبان به همه سازمان های غیرانتفاعی توصیه می شود.
ارائه برنامه‌های آموزشی برای همه نیروهای داوطلب
شرح شغل‌های نیروهای داوطلب بسیار گوناگون ومتنوع هستند، اما اهمیت آموزش در تمامی این شرح شغل‌ها دارای اولویت یکسانی است. آموزش دادن برخی از داوطلبان و صرف نظر از آموزش سایرین در بیشتر مواقع باعت بروز اختلال در روابط میان داوطلبان خواهد شد. حتی اگر یک نیروی داوطلب تازه وارد با یک رزومه خوب وارد سازمان شما شود با توجه به اینکه فضای هر سازمان غیرانتفاعی مختص آن سازمان است باید برای این داوطلب نیز برنامه‌های آموزشی در نظر گرفته شود.
احترام به زمان
داوطلبان زمان‌های مفید خود را به سازمان شما اهدا می‌کنند، بنابراین توصیه می‌شود در راستای احترام به زمانی که آنها صرف سازمان شما می‌کنند تمامی دوره‌ها و جلسات آنها را از قبل و به دقت با ذکر زمان و مکان برگزاری اطلاع رسانی کنید. بعید به نظر می‌رسد که برگزاری یک برنامه آموزشی برای تعداد زیادی از داوطلبان به صورت همزمان اثربخشی زیادی داشته باشد، اما برگزاری آموزش‌های تخصصی در گروه‌های کوچکتر و با حضور مربیان متخصص سودمندتر خواهد بود. این کار باعث می‌شود که فضای پرسش و پاسخ شکل گیرد و در نتیجه منجر به بهبود عملکرد داوطلبان خواهد شد.
توسعه فعالیت‌های غیرانتفاعی و جمع آوری کمک‌های مالی
بسیاری از داوطلبان بر اساس احساسات درونی و قلبی خود کار می‌کنند و دانش آنها در مورد نحوه فعالیت سازمان غیرانتفاعی محدود است. برای جلوگیری از ایجاد ابهام و سردرگمی نیروهای داوطلب بخشی از برنامه‌های آموزشی باید به صراحت نحوه عملکرد سازمان شما را شرح دهد. در این دوره توضیح دهید که چرا سازمان غیرانتفاعی شما به وجود آمده و چگونه سازماندهی شده و فعالیت می‌کند و همچنین نحوه جمع آوری کمک‌های مالی و ملاحظات اخلاقی مربوطه را نیز به داوطلبانتان توضیح دهید.
از آنجایی که فعالیت بسیاری از نیروهای داوطلب مرتبط با اهداف و برنامه‌های جمع آوری کمک‌های مالی است توصیه می‌شود برخی از آموزش‌ها مربوط به توضیح شیوه‌های جمع آوری کمک‌های مالی باشد. بسیاری از منابع اینترنتی روش‌های جمع آوری کمک‌های مالی را به صورت تخصصی آموزش می‌دهند. ارائه آموزش‌های رایگان در این حوزه‌ها موجب افزایش انگیزه داوطلبان خواهد شد. پیشنهاد می‌شود که یک بخش از وبسایت سازمان غیرانتفاعی به ارائه دوره‌ها و مطالب آموزشی اختصاص داده شود و سازمان از این طریق اهداف آموزشی خود را محقق کند.
ارائه بازخورد
قطعا ارائه بازخورد یک نوع شیوه آموزشی است. داوطلبان بدون شک می‌خواهند بهترین عملکرد را داشته باشند، ارائه بازخورد از کیفیت کار آنها می‌تواند به این موضوع کمک کند. جلب مشارکت نیروهای داوطلب و مشتاق و پرانگیزه نگه داشتن آنها از طریق حمایت و ارائه بازخورد یک استراتژی منحصربفرد است. اگر داوطلبان احساس کنند که نگرانی‌ها، نظرات و خواسته‌های آنها برای سازمان در اولویت است با تلاش بیشتری کار می‌کنند و نسبت به کار خود احساس بهتری خواهند داشت. ارائه بازخوردهای دائمی، ارائه آموزش‌ها و به رسمیت شناختن کار آنها مواردی هستند که به داوطلبان روحیه و احساس ارزشمندی می‌دهند.
علاوه بر این، برای داوطلبان فرصت‌های رشد و ارتقا شغلی ایجاد کنید، مثلا به یک داوطلب موفق رهبری یک گروه و مسئولیت‌های کلیدی‌تر را پیشنهاد دهید. اگرچه این نوع پیشنهادها جنبه مالی ندارد ولی به داوطلب این حس را منتقل می کند که “کار به خوبی انجام شده است”.
ارائه فرصت های آموزشی مقرون به صرفه و مناسب علاوه بر اینکه یک سیستم پشتیبان و پایدار شامل اجرا و ارائه بازخورد را ایجاد می کند، موجب ایجاد یک گروه کارآمد و هماهنگ از داوطلبان می‌شود. این استراتژی می‌تواند هر سازمان غیرانتفاعی را به یک سیستم موفق و اثربخش جمع آوری کمک‌های مالی تبدیل کند.
